Zarządzanie portfelem projektów w firmie
Niewątpliwe zalety pracy projektowej zachęcają zarządy do promowania tego stylu pracy. Jednocześnie tempo zmian w dzisiejszym otoczeniu rynkowym sprawia, że firmy muszą zmieniać się dynamicznie i stawać się coraz bardziej elastycznymi. W rezultacie firmy uruchamiają liczne projekty, aby skutecznie się zmieniać, wkraczać w nowe obszary rynkowe, szukać poprawy efektywności, implementować nowe narzędzia informatyczne itp.
Organizacje, które próbują naraz realizować zbyt wiele projektów, są skazane na duże kłopoty. Podobnie dzieje się z firmami, które nie wdrożyły standardów prowadzenia projektów i zarządzania całym ich portfelem.
Proponowane przez nas szkolenie podpowiada jak zarządzać kilkoma (lub wieloma) projektami w jednym czasie i się w tym nie pogubić.
Korzyści dla Uczestników szkolenia:
Uczestnicy szkolenia dowiadują się jakie typowe błędy popełniają firmy realizujące wiele projektów naraz. Po szkoleniu będą potrafili lepiej zrozumieć wynikające z tego zagrożenia i zapobiegać im. Podczas szkolenia omawiane są przydatne w praktyce metody i narzędzia zarządzania wieloma projektami z poziomu komitetu sterującego i/lub zarządu. Cennym efektem szkolenia jest także zapoznanie się z prostymi wzorcami raportów i dokumentów kontrolnych, które mogą zostać od razu wykorzystane we własnej firmie do skuteczniejszego panowania nad wieloma projektami. Uczestnicy otrzymują je w wersji elektronicznej.
Metody pracy jakie stosujemy podczas szkolenia:
Oferujemy szkolenie zamknięte, dzięki czemu można podczas jego trwania omówić nie tylko przykłady z innych firm (oraz studia przypadków), ale również wypracować procedury postępowania i wzorce dokumentów dla konkretnej firmy, dla której szkolenie jest realizowane. Prowadzący zwraca uwagę na utrzymanie odpowiednich proporcji pomiędzy (i) przekazanie wiedzy w formie wykładu; (ii) zapoznanie uczestników z przykładowymi dokumentami lub narzędziami; (iii) przećwiczenie w praktyce ich stosowania oraz (iv) omówienie przykładów z innych firm (studiów przypadku). Dodatkowy czas jest przeznaczony na wypracowanie konkretnych procedur postępowania dla szkolonej firmy.
Szkolenie szczególnie polecamy dla:
Po pierwsze, na szkolenie zapraszamy wszystkich tych menedżerów i dyrektorów, którzy zlecają realizację projektów. Są oni sponsorami projektów, a zatem kierownicy projektów pracują dla nich właśnie.
Po drugie, zapraszamy również członków zarządów, ponieważ oni również bywają sponsorami projektów. Oni także są bezpośrednio zainteresowani, by w firmie udawało się skutecznie realizować kilka przedsięwzięć projektowych równolegle.
Po trzecie, zapraszamy osoby, które z racji piastowanego stanowiska odpowiadają za nadzorowanie prac projektowych – np. pracownicy tzw. Biur Projektów, ale także kontrolerzy wewnętrzni, pełnomocnicy do spraw zarządzania jakością itp.
Po czwarte wreszcie, zapraszamy także kierowników projektów – osoby z choćby minimalnym doświadczeniem w prowadzeniu projektów. Im też zdarza się brać udział w więcej niż jednej inicjatywie projektowej w tym samym czasie. Muszą więc być świadomi dobrych praktyk w sterowaniu wieloma projektami naraz.
Program szkolenia:
- Różnice pomiędzy projektem a wieloma projektami w organizacji
- Czym jest portfel projektów?
- Czym jest program? Jakie są zalety uruchamiania programu, będącego „parasolem” dla kilku projektów?
- Struktura zarządzania wieloma projektami w firmie
- Komitet sterujący – typowe zadania i obszar odpowiedzialności
- Zarząd – jego rola w zarządzaniu wieloma projektami
- Biuro Projektów (lub Biuro Programu) – typowe zadania i obszar odpowiedzialności
- Podejmowanie dobrych decyzji co do projektów, które należy uruchomić
- Liczba projektów: Czy nie prowadzimy zbyt wielu projektów w firmie?
- Zgodność ze strategią firmy: Czy kolejny projekt, który zamierzamy uruchomić, jest zgodny z naszą strategią?
- Priorytety: Które z projektów w portfelu są pierwszoplanowe?
- Kanibalizacja: Czy przypadkiem nie realizujemy dwóch projektów, których rezultaty kłócą się ze sobą nawzajem?
- Kolejność: W jakiej kolejności powinniśmy realizować projekty z naszego portfela?
- Identyfikacja zależności pomiędzy projektami
- Jak identyfikować zależności pomiędzy projektami?
- Jak je dokumentować i co właściwie wynika ze zidentyfikowanych zależności?
- Raportowanie postępów prac w projektach
- Metody i narzędzia raportowania oraz kontroli postępów w poszczególnych projektach
- Pomysły na sprawne dokonywanie przeglądów projektów (jak nie stracić na to zbyt wiele czasu i jednocześnie wiedzieć, że wszystko jest pod kontrolą?)
- Zarządzanie ograniczonymi zasobami
- DICE – metoda porównywania projektów między sobą, którą można zastosować do decydowania o przydzieleniu funduszy na najlepiej rokujące projekty
- Alokacja zasobów pomiędzy projektami
- Zarządzanie ograniczonymi zasobami ludzkimi
- Informowanie pracowników o projektach
- Jak zadbać o to, by pracownicy nie czuli się niedoinformowani?
- Jaką rolę może odegrać zwykła lista projektów umieszczona na intranecie?
- Jakie są najczęstsze potrzeby informacyjne pracowników?
- Jak dać sobie radę z projektami niejawnymi? Kiedy ograniczanie informacji o projektach jest uzasadnione?
- Podsumowanie
- Wnioski dla organizacji
Szkolenie prowadzi:
Przedstawiony program szkolenia zamkniętego jest tylko wstępną propozycją tego, co możemy Państwu zaoferować. Każdy z naszych programów będzie w indywidualny sposób dostosowany do Państwa potrzeb i wymagań, w razie potrzeby łącząc elementy z wielu programów.
Korzyści dla Państwa Firmy, jakie daje zorganizowanie szkolenia zamkniętego:
- Otrzymują Państwo program szkolenia przygotowany specjalnie dla Państwa pracowników
- Program uwzględnia specyfikę Państwa Firmy, specyfikę pracy osób szkolonych oraz stopień zaawansowania szkoleniowego uczestników
- Uczestnicy szkolenia i ich przełożeni osobiście poznają naszych trenerów przed szkoleniem, co buduje wzajemne dobre relacje i polepsza kontakt i współpracę podczas szkolenia
- Mają Państwo wpływ na kształt programu szkolenia
- Na Państwa życzenie możemy monitorować efekty szkolenia w okresach krótko i długoterminowych
Zapraszamy do kontaktu z nami. Chętnie przygotujemy dla Państwa ofertę naszych usług.
